ERP-Checkliste
Diese ERP-Checkliste soll Ihnen helfen, bei der der Einführung eines ERP-Systems Fehler zu vermeiden.
Der Wechsel eines ERP-Systems gehört heutzutage zu den teuersten Vorgängen eines Unternehmens. Dabei ist nicht das ERP-System selbst der größte Kostenfaktor, sondern vielmehr verursachen alle Begleitumstände einen fast unendlichen Rattenschwanz von Folgekosten. Insbesondere seit Inkrafttreten der GDPdU bzw. der GoBD sind mit dem Umstieg auf ein neues ERP-System die laufenden Kosten des alten Systems noch lange nicht beendet.
Bei der Wahl eines neuen ERP-Systems sollte man sich grundsätzlich folgende Fragen stellen:
Welche Funktionen werden sofort unbedingt benötigt? Wie lange (wie viel Jahrzehnte) möchte man mit dem ERP-System arbeiten? Welche Funktionen werden in den kommenden Jahren höchstwahrscheinlich benötigt? Welche Funktionen sind nicht zwingend erforderlich, würden aber eventuell den Gewinn erhöhen oder die Arbeit vereinfachen oder beschleunigen?
Wir unterteilen ERP-Systeme in folgende Untergruppen:
- Warenwirtschaft (WaWi oder Auftragsbearbeitung und Fakturierung)
- Rechnungswesen (ReWe oder Finanzbuchhaltung)
- Kontakt-Management (CRM / Customer-Relationship-Management, dt. Kundenbeziehungsmanagement oder Kundenpflege)
- Lager-Management (WMS / Warehouse-Management-System, dt. Lagerverwaltungssystem)
- Inhalts-Bereitstellung (ECM / Enterprise-Content-Management oder CMS / Content-Management-System)
- Zeit-Management (TMS / Time-Management-System)
- Dokumentenmanagement (DMS / Document-Management-System)
- Business Intelligence (BI)
- Webshop- und Multi-Channel-Anbindung
Im Mittelpunkt steht das Warenwirtschaftssystem
Das größte Augenmerk sollte man auf die Warenwirtschaft legen. Alle anderen Module dienen meisten nur als Ergänzung der Warenwirtschaft. Die Warenwirtschaftssysteme unterscheiden sich bei allen Herstellen so stark, dass eine Datenübernahme von einem alten zu einem neuen System – wenn überhaupt – nur mit Verlusten durchzuführen ist. Im Gegensatz dazu steht das Rechnungswesen. Fast jeder Hersteller bietet heutzutage eine DATEV-Schnittstelle für sein Rechnungswesen an, um Buchungsdaten nach diesem genormten Verfahren von einem System zum anderen zu transportieren.
Die einzelnen Warenwirtschaftssysteme wiederum werden unterschieden in
- Open Source und proprietär
- Cloud, on premise und hybrid
- branchenspezifisch, branchenneutral
- Branchensoftware unterteilt sich in die Gruppen Dienstleistung, Handel, Produktion und Handwerk
Weiterhin gibt es bei vielen Herstellern Unterteilungen bei Firmengröße bzw. Anzahl der jeweiligen User, wobei genaugenommen die Gesamtzahl aller Mitarbeiter eines Unternehmens keine Rolle spielt, da z.B. bei einem Montagebetrieb mit über 1.000 Mitarbeitern die Warenwirtschaft nur von weniger als 10 Anwendern genutzt werden kann.
- Einzelunternehmen und Kleinunternehmen (ca. 1-5 User / 1 -10 Mitarbeiter)
- kleine und mittlere Unternehmen (ca. 5 – 100 User / 10 -250 Mitarbeiter)
- Großunternehmen (über 100 User / über 250 Mitarbeiter)
Das optimale Warenwirtschaftssystem sollte demnach grundsätzlich alle Bereiche gleichermaßen abdecken. Eine solche Software wird es jedoch vermutlich in den nächsten Jahrzehnten nicht geben, somit sollte man sich für eine Software entscheiden, die zumindest die meisten Funktionen abdeckt, die man langfristig nutzen könnte. Die Software sollte also stark skalierbar sein, hybrid und mit branchenspezifischen Zusatzmodulen zu versehen sein.
ERP-Checkliste
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Begriffserklärung und Details
Was ist ein ERP-System? s. Wikipedia > http://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Resource-Planning
ERP-Checkliste: Warenwirtschaft (WaWi oder Auftragsbearbeitung und Fakturierung)
ERP-Checkliste: Rechnungswesen (ReWe oder Finanzbuchhaltung)
ERP-Checkliste: Lager-Management (WMS / Warehouse-Management-System, dt. Lagerverwaltungssystem)
ERP-Checkliste: Dokumenten-Management (DMS / Document-Management-System)
ERP-Checkliste: Business Intelligence (BI) ERP-Checkliste: Webshop- und Multi-Channel-Anbindung